Élément essentiel au développement d’une entreprise, la note de frais met en œuvre plusieurs facteurs pour pouvoir s’achever. Elle nécessite du temps, elle requiert la mobilisation des ressources et dans d’autres cas, elle peut encombrer les services finance et comptabilité. Pourtant, c’est grâce à elle que les salariés bénéficient de frais professionnels se trouvant sur leur propre compte. Pour le connaître encore plus, il est essentiel de s’informer sur les différents types de notes de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais renferme les différents documents comportant la liste des dépenses établies à partir des fonds personnels au sein d’une activité professionnelle. Le collaborateur se charge de remplir la note avant de la remettre à l’employeur pour être remboursé. Il est ici question d’une fiche qui est dématérialisée ou non. Le remboursement des frais se trouve face à trois contraintes. Les dépenses sont généralement :
- Utilisées pour les besoins de l’activité professionnelle de l’employé ;
- Dotées de montants raisonnables pour éviter d’être caractérisées comme des avantages en nature ;
- Accompagnées de pièces justificatives comme les factures.
Absence de cotisation sociale
Le remboursement n’a pas recours à une cotisation sociale ni à l’impôt sur le revenu. La note de frais est souvent reliée :
- aux divers frais de repas ;
- aux frais de déplacement ;
- aux frais d’hébergement ;
- ainsi que de l’achat des différentes fournitures de bureau.
La vérification des remboursements
Les divers remboursements sont vérifiés par l’administration. En cas de besoin, ils sont soumis à des redressements. Pour faciliter le contrôle, il est obligatoire de passer à une gestion formelle. Enfin, l’entreprise a le pouvoir d’imposer les dates limites pour la remise des notes de frais. Pour ce faire, les collaborateurs sont informés par le biais d’une note de service.
Les différents types de notes de frais
De multiples frais professionnels sont présents dans les activités professionnelles. Pour faciliter la tâche, des solutions cloud peuvent être installées, comme concur qui permet de simplifier les notes de frais de différentes entreprises. À cela, il existe deux types de notes de frais.
- La note de frais classique : elle renferme les frais d’hébergement, le déplacement, le paiement des repas, les divers achats bureautiques. La seule mission du collaborateur est de se renseigner sur la date, le nom du fournisseur, le lieu, et d’autres encore ;
- La note de frais kilométrique : elle est utilisée lorsque le collaborateur se sert de son propre véhicule pour effectuer les trajets professionnels, dans ce cas, il touche des indemnités kilométriques.
Les différents modes de remboursement
Il existe deux modalités de remboursement : le remboursement réel et le remboursement au forfait.
Remboursement au réel
L’employeur s’engage à rembourser les frais en fonction des sommes engagées par le collaborateur. Le salarié est soumis à l’obligation d’avancer l’intégralité de ses dépenses sans fixer un délai de remboursement. Le collaborateur doit garder les justificatifs en lieu sûr sous peine de ne pas se faire rembourser.
Remboursement au forfait
L’employeur s’engage à indemniser le collaborateur avec une même somme selon le barème annuel fixé par l’URSSAF. Le salarié n’est pas obligé de garder les justificatifs de dépenses. Par contre, l’employeur doit présenter les raisons des frais professionnels.
Les délais de remboursement
La loi oblige un délai maximum de 5 ans pour effectuer le remboursement des frais professionnels. Par contre, vous pouvez bénéficier d’un délai de remboursement plus court. Enfin, tous les détails doivent être précisés dans la note de service, à savoir, la convention collective, la politique de dépense, et d’autres encore. Bref, le remboursement d’une note de frais est généralement déterminé à 1 mois.
