Reconnaître une réunion en ligne
Il y a environ un an, j’ai écrit sur la façon dont Outlook reconnaissait les réunions en ligne créées dans Skype for Business Online et Teams. En bref, le complément de réunion Teams pour Outlook alimente un ensemble de propriétés MAPI dans l’événement de calendrier pour permettre à l’utilisateur de rejoindre la réunion en ligne. L’application de calendrier Teams alimente également ces propriétés et Outlook et l’application de calendrier utilisent ces propriétés pour reconnaître l’événement comme un événement en ligne et associer le lien au bouton Rejoindre affiché dans les rappels de réunion et à d’autres endroits dans l’interface utilisateur du client.
Pour permettre aux participants à la réunion de naviguer vers l’espace de travail en ligne, plusieurs propriétés de l’événement, stockent les informations de jonction. Pour une réunion en ligne Teams, il y a un lien profond vers l’espace de travail en ligne qui héberge les ressources de la réunion comme le chat, le tableau blanc, les notes et la liste des participants. Une fois créé, l’espace en ligne est accessible à tout participant, même si l’heure de début de la réunion est éloignée dans le temps. Cette fonction permet aux participants de remplir une réunion avec des ressources, comme des notes ou des fichiers partagés, avant qu’elle ne commence. De même, une réunion persiste après son heure de fin formelle pour permettre aux participants d’accéder à ses ressources une fois la réunion terminée.
Un clic sur le bouton Participer (ou sur le lien Participer à la réunion Microsoft Teams dans le corps de l’élément de réunion) lance le processus de participation à la réunion, qui peut impliquer de naviguer sur une page Web pour choisir comment participer et d’attendre dans un hall pour être admis.
L’inconvénient de l’espace de travail commun
Partager un espace de travail commun pour toutes les instances d’une réunion récurrente a du sens pour certains utilisateurs, mais pas pour tous. À moins que l’on explique comment Teams exploite l’espace de travail commun pour toutes les réunions d’une série, il est fréquent que les gens s’attendent à ce que chaque instance d’une série soit traitée comme un événement autonome avec ses propres ressources. Ce n’est pas le cas et ce ne sera pas le cas à moins que le groupe de développement de Teams ne fasse marche arrière, ce qui signifie alors que si vous considérez qu’il est préférable de séparer chaque événement, vous devez créer des réunions individuelles. Les nouvelles règles d’accès aux réunions déployées en décembre 2020 aideront, mais les réunions individuelles sont la meilleure solution si vous voulez avoir un contrôle certain sur les ressources de réunion.
La programmation de réunions individuelles oblige Teams à créer un espace de travail différent pour chaque réunion et les ressources générées pour la réunion seront associées à cet espace de travail. L’inconvénient de cette approche est qu’il est évidemment beaucoup plus facile de créer une seule réunion récurrente qui se produira tous les mois que de créer des réunions individuelles.
