La gestion électronique de document ou GED est un système informatique d’organisation et de gestion de fichiers numériques. Les entreprises l’utilisent pour indexer, numériser, rechercher, stocker ou diffuser différents documents. Ce système peut être utilisé par tout types d’entreprises. En plus de permettre de réduire l’usage des supports papier, c’est une solution efficace pour faciliter l’accès et l’archivage des données pendant une durée minimale. Pour découvrir plus d’avantages de la GED, nous vous invitons à lire la suite de cet article.
Pourquoi opter pour un outil de gestion électronique de documents ?
L’objectif de la gestion électronique de documents permet de répondre aux différents enjeux auxquels sont confrontées les entreprises compte tenu du niveau d’utilisation de documents papier. Ces enjeux sont environnementaux, organisationnels, économiques ou réglementaires. La numérisation des documents permet de centraliser les fichiers sur un logiciel adapté, de leur utilisation jusqu’à leur archivage. Rendez-vous sur le lien https://www.arcalys.com/archivage/archivage-des-documents-dans-une-entreprise-quels-documents-conserver-et-archiver/ pour plus d’informations. La mise en place d’un logiciel de gestion documentaire dépend aussi de la taille de l’entreprise ou de ses processus métiers. La GED permet de protéger et de sécuriser tout types de données, en particulier les fichiers PDF, les documents numérisés, les e-mails, les vidéos, les photos ou les plans. Elle permet aussi de réduire les risques d’erreurs et de garantir la traçabilité des informations.
Quels sont les avantages de la gestion électronique de documents ?
Les bénéfices offerts par la GED dépendent des objectifs et du secteur d’activité de chaque entreprise. Ces systèmes informatiques permettent entre autres :
- de bénéficier d’une sécurisation des informations contre les risques de vol ou de perte ;
- d’avoir un accès sécurisé aux personnes autorisées avec des fonctions de navigation et de recherche ;
- de contrôler l’accès afin de recenser dans un journal d’activités les actions et les modifications effectuées ;
- de bénéficier d’un traitement efficace des données afin de garantir des informations fiables et actualisées ;
- de profiter d’un référentiel unique pour créer un seul exemplaire de chaque document ;
- d’avoir une gestion optimale des différentes versions de documents qui donne accès à un historique de toutes les modifications subies par un fichier ;
- de pouvoir optimiser les coûts sur les activités secondaires ;
- de bénéficier d’une automatisation des tâches, ce qui permet de réduire les dépenses.
La gestion électronique de document permet également de réduire l’impact environnemental de l’entreprise grâce à une baisse considérable de la consommation de papier. Elle favorise la communication rapide au sein et en dehors de l’entreprise en permettant une disponibilité des fichiers rendus accessibles grâce à des appareils connectés.
