De plus en plus, les entreprises ont à cœur d’optimiser leur processus d’achat entre leurs fournisseurs et elles. Dans cette optique, elles misent sur les solutions de dématérialisation des processus transactionnels comme l’e-procurement. De quoi s’agit-il ?
E-procurement : définition et caractéristiques
L’e-procurement (approvisionnement en ligne en français) est un ensemble de solutions destinées à digitaliser le processus transactionnel entre les entreprises et leurs fournisseurs. Il s’agit d’une gestion coordonnée des acquisitions, achats et approvisionnements d’une entreprise par le biais d’une plateforme électronique. L’e-procurement a la particularité de ne s’appliquer qu’aux approvisionnements des entreprises, donc au marché B2B. Elle exclut alors toute destination privée.
Par ailleurs, ce qu’il faut savoir sur l’e-procurement, c’est qu’au sein d’une entreprise, il s’adresse à différents profils d’intervenants. Sont concernés : le service d’achat qui a à charge la définition et l’optimisation des processus d’achats, ainsi que l’approbateur validant les commandes. La présence de l’approbateur implique logiquement celle des utilisateurs finaux qui passent commande. Enfin, les services financiers et comptables sont aussi concernés. Effectivement, ils élaborent les factures et effectuent les paiements.
L’approvisionnement en ligne dans les faits
Les plateformes électroniques utilisées dans la mise en œuvre de l’e-procurement automatisent tout ou partie du processus Procure to Pay (P2P), lequel se décline en 3 étapes.
La première phase est de la sélection des produits. Via des catalogues ou les sites B2B des fournisseurs, le service d’achat a un aperçu général des offres et sélectionne les produits utiles. S’en suit alors la phase d’envoi des commandes. Après la sélection, la commande est automatiquement envoyée au fournisseur. L’entreprise réceptionne alors la facture de sa commande sous forme de document PDF et passe au règlement directement ou par affacturage. C’est la dernière étape.
C’est cette automatisation de certains processus d’achat en entreprise qui fait toute la différence entre l’approvisionnement en ligne et l’achat en ligne tel qu’on la connaît traditionnellement. De même, si l’e-procurement semble avoir des similitudes avec les plateformes e-commerces, il s’en distingue. De fait, la gestion de l’approvisionnement est tributaire de la stratégie d’entreprise, laquelle admet l’intégration d’un workflow d’achat. Ce workflow est déterminé par les fonctionnalités de gestion d’entreprise.
Les atouts de l’e-procurement
Du point de vue de l’entreprise ou du fournisseur, l’approvisionnement en ligne revêt des atouts indéniables. On peut noter dans un premier temps l’optimisation du processus d’achat. En effet, l’e-procurement supprime les taches chronophages et digitalise la recherche et la comparaison des offres.
Logiquement, l’entreprise gagne en temps. L’approvisionnement électronique supprime la paperasse administrative et optimise le temps d’envoi de la commande. Aussitôt la commande validée, elle est facturée. Les délais sont alors réduits. De plus, en comparaison à un approvisionnement classique, la dématérialisation du processus d’achat est gage d’économies pour l’entreprise.
De fait, la main-d’œuvre nécessaire à l’e-procurement est considérablement réduite. Alors qu’un processus standard coûte en moyenne 95 euros à l’entreprise, le coût global de l’e-procurement est d’environ 20 euros. La différence se passe de commentaires. D’ailleurs, c’est un moyen de mieux maîtriser les processus, à la faveur d’un système de reporting et à la consolidation des données. En sus, il faut ajouter la transparence, étant donné l’actualisation régulière des descriptions et fiches produit des catalogues.
