Microsoft Teams est une application de la suite Office qui permet un travail collaboratif entre différentes personnes. Apparue pour la première fois en 2016, elle représente un outil particulièrement attractif pour les entreprises désireuses de créer un cadre de travail virtuel à leurs salariés. Quelles améliorations apporte Microsoft Teams au travail en équipe ?
Microsoft Teams : la facilité dans la création d’équipe
En entreprise, l’une des plus grandes difficultés des dirigeants est la constitution des équipes homogènes et efficaces. Il arrive bien souvent que ceux-ci soient tout à fait incapables de créer des groupes de personnes en raison de leurs compétences respectives.
Microsoft Teams corrige cette problématique en proposant de grandes facilités dans la création d’équipe. Elle dispose généralement de modèles d’équipes prêts à être mis en place pour travailler sur des tâches précises. De même, grâce à Microsoft Teams, il est possible de configurer tous les besoins en termes de tâches et de résultats. Cela permet de suivre de façon régulière l’avancée des travaux.
En cas de doute sur la bonne façon d’utiliser cette application, les dirigeants ont la possibilité de contacter une plateforme numérique spécialisée. Ces plateformes proposent des solutions efficaces pour une meilleure utilisation de l’application.
La fluidité dans la communication d’équipe
Le gage de la réussite du travail en équipe est la communication entre les différents intervenants. Avec Microsoft Teams, les équipes obtiennent un canal de communication privilégié. Plus besoin d’une dizaine de mails quotidiens pour communiquer sur les besoins ou l’évolution des travaux.
Cette application propose un large panel d’outils d’échanges qui permettent aux différentes personnes de l’équipe de communiquer aisément en groupe ou en tête à tête. De plus, puisqu’elle prend en compte des outils comme Outlook, Office et Onenote, il est possible de connaître la disponibilité de chaque intervenant et d’envoyer des fichiers sensibles en toute sécurité.
Les dernières versions de Microsoft Teams offrent la possibilité de passer des appels téléphoniques traditionnels. Pour le faire, il suffit d’intégrer les extensions nécessaires.
Microsoft Teams et l’optimisation du travail en équipe
En dehors de sa capacité à améliorer la communication en équipe, Microsoft Teams optimise la réalisation des tâches. Elle permet à tous les membres de l’équipe de travailler sur une même version d’un document. Ici, il ne s’agit plus nécessairement de travailler chacun à son niveau qui demande ensuite de centraliser les efforts.
Grâce à la synchronisation et à la sauvegarde dans le Cloud, Teams permet à chaque personne d’avoir accès à la version la plus récente d’un document. Il pourra alors procéder aux modifications. Les autres membres de l’équipe verront en temps réel les modifications apportées. De même, dans le cas où ils ne seraient pas présents, l’historique de conversation permet de connaître les nouvelles informations ou décisions importantes. Cela dispense de nombreuses réunions et permet de gagner un temps considérable.
La facilité dans l’organisation des réunions
La dernière grande amélioration apportée par Microsoft Teams dans le travail d’équipe est la facilité dans l’organisation des réunions. Cette application permet de planifier les réunions en tenant compte des disponibilités de chacun (Outlook). Elle permet également de partager des documents électroniques dans la messagerie de groupe pour informer de façon simultanée tous les intervenants.
Par ailleurs, Teams propose des partages d’écran ou des tableaux blancs pour permettre à toutes les personnes présentes d’intervenir. Enfin, il est possible d’enregistrer les réunions, afin de permettre aux personnes absentes de prendre connaissance de décisions prises.
