La transformation numérique influence réellement la vie de nombreuses organisations. Pour intégrer les nouvelles attentes des clients et des salariés en digitalisation, les entreprises doivent revoir leur organisation interne. Investir dans le numérique, surtout dans des logiciels de gestion de processus comme le logiciel BPM est une excellente solution. Avec cet outil, l’entreprise peut se concentrer sur des activités génératrices d’innovation et à forte valeur ajoutée. Voici un tour d’horizon sur ce logiciel BPM.
Qu’est-ce qu’un logiciel BPM ?
Logiciel BPM ou logiciel de Business Process Management, c’est un outil servant à dessiner, automatiser et suivre les process métiers. Il s’agit d’une solution numérique conçue pour faciliter la démarche BPM pour que l’entreprise soit efficace et efficiente. Le logiciel BPM est une suite logicielle permettant de modéliser et de gérer le processus métier dans l’ensemble de l’organisation. C’est une méthodologie numérique garantissant l’amélioration des performances financières et l’atteinte des objectifs stratégiques d’une entreprise.
Les fonctionnalités d’un logiciel BPM
Un logiciel BPM est un ensemble d’outils et de techniques ayant les fonctionnalités suivantes :
- un tableau de bord pour une meilleure visualisation des processus métiers ;
- diverses applications favorisant le suivi du flux de travail ;
- des diagrammes utiles pour l’optimisation des ressources.
Les différents logiciels BPM
Pour améliorer et faciliter les processus métiers d’une entreprise, elle doit utiliser ou choisir parmi les logiciels BPM cités ci-après :
- les logiciels de modélisation des processus ;
- les logiciels de flux de travail ;
- les logiciels d’intégration d’applications d’entreprise (EAI) ;
- les logiciels de modélisation orientée objet (OOM).
L’utilité du logiciel BPM
Le logiciel BPM est un moyen efficace pour créer une culture d’entreprise privilégiant la croissance et l’innovation. C’est un outil de gestion utilisé fréquemment :
- pour avoir des modèles de processus permettant de déterminer les aspects à améliorer dans l’entreprise ;
- pour assurer l’exécution automatique des tâches par ordre chronologique et avec des risques d’erreurs fortement réduits ;
- pour optimiser les processus existants en faisant une analyse approfondie de chacun d’eux ;
- pour connecter les applications entre elles et collaborer efficacement à distance ;
- pour faire un suivi permanent de chaque processus afin de déceler les retards et les contraintes ;
- pour avoir une vue complète et détaillée sur la cartographie des processus mis en place au sein de l’entreprise.
Quel est le meilleur logiciel BPM ?
Pour avoir une entreprise vraisemblablement améliorée à l’avenir, l’utilisation d’un bon logiciel BPM est indispensable. Voici les critères à prendre en compte pour choisir le logiciel le plus pertinent, répondant à vos attentes :
- une couverture fonctionnelle en un temps record et sans développement lourd ;
- la facilité d’utilisation, du déploiement et de la maintenance : interface ergonomique et intuitive ;
- la souplesse du paramétrage au gré des changements stratégiques et organisationnels de l’entreprise (widgets, workflows, formulaire électronique, …) ;
- un support de l’organisation favorisant une gestion dynamique et contextuelle des processus ;
- une capacité d’évolution avec des composants réutilisables ;
- des outils de pilotage et de reporting complet pour détecter les éventuelles anomalies ou les goulots d’étranglement ;
- des outils de simplification des situations complexes pour mieux comprendre les exigences des clients, etc.
Pourquoi mettre en œuvre un outil BPM ?
Les étapes pour un déploiement réussi d’une démarche BPM
Pour mettre en place efficacement une démarche BPM avec le meilleur logiciel BPM, voici les étapes à suivre :
- cartographier les processus en établissant un diagramme de processus métier ;
- identifier les processus existants et détailler les interfaces, les objectifs et les indicateurs clé de performance du projet BPM ;
- définir les processus prioritaires : simples, critiques, risqués ou à forte valeur ajoutée ;
- gérer les itérations de modélisation du niveau détaillé : description des tâches et activités existantes ;
- préparer la gestion courante des processus métier avec un process manager pour négocier la fin du mode projet et le passage à un mode BPM pérenne.
Pour optimiser la performance de la démarche BPM, il est recommandé de combiner BPM et ERP (Enterprise Resource Planning). Grâce à l’ERP, les informations et les processus sont centralisés pour travailler plus efficacement.
Les avantages d’utiliser un outil BPM dans une entreprise
L’utilisation d’un logiciel BPM permet à une société de profiter d’énormes intérêts :
- une réduction considérable du temps de travail (jusqu’à 30 %) grâce à une approche low code et à la meilleure technologie BPM ;
- une réponse rapide aux besoins métier d’une entreprise sans faire des développements spécifiques coûteux ;
- une gestion transparente de la société : chaque employé connaît son rôle et ses fonctions pour améliorer sa productivité et les managers peuvent faire un suivi complet des activités en cours ;
- une bonne capacité d’adaptation de l’entreprise : facteur clé de son développement sur le long terme ;
- un logiciel de workflow simplifiant tous les processus et mettant en avant l’agilité et la rigueur ;
- une meilleure traçabilité et un retour sur investissement rapide ;
- une bonne identification des dysfonctionnements potentiels pour une meilleure gestion des risques ;
- une nette amélioration de la performance globale de l’entreprise par la mise en conformité de tous les traitements de la clientèle et des données sensibles, etc.
